Nachdem wir in unserem Blogbeitrag Datenqualität ist mehr als Fehlerfreiheit bereits die Kernprozesse des Stammdatenmanagements unter die Lupe genommen haben, einzelne Rollen und Aufgaben dargestellt sowie die verschiedenen Facetten der Datenqualität auseinandergepflückt haben, geht es nun in die Praxis. Sprich: Mit welcher Technologie soll das alles eigentlich bewerkstelligt werden
Klar ist: Datenexperten, Vertrieblerinnen oder Einkäufer und viele mehr, die tagtäglich Stammdaten anlegen, ändern oder löschen, brauchen eine auf diese Zwecke hin ausgerichtete Master-Data-Management (MDM)-Lösung. Wie diese technisch im Einzelnen aussieht, diskutieren sie am besten mit Beratungsunternehmen wie SIRIUS, die ihre Kunden bei der Auswahl bis hin zur Implementierung unterstützt. Denn hier gilt es zu differenzieren und Kosten- sowie Nutzenaspekte sorgfältig auszubalancieren.
Erster Schritt sollte es stets sein, die eigenen Anforderungen an das Thema Stammdatenmanagement so präzise wie möglich zu formulieren. Die Evaluierung, welche möglichen Tools die Anforderungen abdecken, folgt dann erst im Nachgang. Am Ende kann dabei auch herauskommen: Das Unternehmen benötigt gar kein dediziertes Stammdatentool, etwa, weil es pro Jahr nur 100 Kunden oder Lieferanten anlegt. Oder weil in seiner einfachen Systemarchitektur ausschließlich einige wenige Anwendungen Stammdatenobjekte untereinander austauschen. Auch für diesen Austausch braucht man aber dedizierte Prozesse und technische Schnittstellen, die es zu formulieren und zu schärfen gilt.
Anwendungsszenarien, die für eine MDM-Lösung sprechen
Bei Großunternehmen mit mehreren Standorten und Umsätzen, die mindestens im dreistelligen Millionenbereich liegen, sieht die Sache in der Regel schon anders aus. Dort agieren beispielsweise ERP-, CRM- und SCM-Systeme miteinander, es gibt viele verschiedene standortübergreifende Rollen, die alle in irgendeiner Form am Anlage- oder Änderungsprozess eines Objektes beteiligt sind. Solche Vorgänge müssen orchestriert werden und genau hier entfalten MDM-Tools ihre Wirkung. In einer komplexen IT-Architektur haben alle vorhandenen Systeme verschiedene Datenmodelle und sollten miteinander verheiratet und synchronisiert werden, sodass sie miteinander kommunizieren können. Ein MDM-Tool als zentraler Hub und Single Point of Truth kann dabei unterstützen.
Größere Unternehmen verteilen sich zumeist auf mehrere Standorte, die oftmals verschiedene ERP-Systeme nutzen. In diesem Falle stehen permanent Updates und Roll-outs an, an den einzelnen Lokationen werden neue ERP-Systeme eingeführt etc. Hier ist sicherzustellen, dass die alte mit der neuen Welt kommunizieren kann, denn mit jedem neuen System können sich auch die Datenmodelle ändern. Die meisten MDM-Tools unterstützen dabei, indem sie die verschiedenen Datenmodelle vorhalten können.
„Bei der Entscheidung zur Auswahl eines MDM-Tools muss man sich genau überlegen, welche Funktion man braucht und welche nicht. Außerdem spielen allgemeine Themen wie Pricingmodelle und Systemarchitektur eine Rolle. SIRIUS unterstützt ihre Kunden im Auswahlprozess.“
– Konstantin Grün, IT Consultant
Standorte zusammenführen, alte Workarounds ablösen
Gerade im SAP-Umfeld erlebt man es oft: Stammdatenfunktionen wie Workflows oder die Anlage/Änderung von Stammdaten werden über vor langer Zeit geschriebene z-Programme ausgeführt – SAP wurde hier quasi als Stammdatentool „missbraucht“. Über diese alten Programme werden Requests gestartet und Aufgaben landen bei verschiedenen Personen. Hauptproblem ist hier die Wartbarkeit, denn bei komplexerem ABAP-Code sind einer Orchestrierung und Veränderungen deutliche Grenzen aufgezeigt. Oft sind die dafür verantwortlichen Personen nicht mehr im Unternehmen, was eine Weiterentwicklung nochmal schwieriger macht.
Ein MDM-Tool ist deutlich wartbarer und erlaubt die Einrichtung sowie jederzeitige Anpassung aller benötigten Funktionen im Stammdatenmanagement: Nutzung vordefinierter und Konfiguration eigener Workflows, Monitoring über Dashboards, Dublettenchecks oder Datenvalidierungen. Vor allem bietet es out-of-the-box Schnittstellen zu weiteren Datenqualitätsmanagementsystemen, Adressdatenbanken, Finanzämtern usw.
Vier Auswahl-Cluster bei der Tool-Analyse
Bei der Auswahl der geeigneten Lösung geht es nicht allein um die funktionalen Anforderungen. Drei weitere Cluster sind in die Evaluation einzubeziehen: Informationen über den Hersteller der Lösung, nicht-funktionale Anforderungen sowie Fragen von Lizenzierung/Pricing.
Was ihre Funktionalität angeht, lassen sich MDM-Tools in sechs grundsätzliche Kategorien einteilen: Lebenszyklusmanagement, Qualitätsmanagement, Stammdatenlogistik, Metadatenmanagement, Administration und Querschnittsfunktionen. Jede dieser Kategorien teilt sich wiederum in einzelne Funktionsbereiche auf. Beim Lebenszyklusmanagement wären es Stammdatenanlage, -pflege, -deaktivierung, -archivierung und -suche, beim Qualitätsmanagement Datenanalyse, -anreicherung und -bereinigung usw.
Die am Markt verfügbaren Werkzeuge unterscheiden sich zum Teil erheblich darin, ob sie ein vordefiniertes oder ein benutzerdefiniertes Datenmodell verwenden, welche Datenmodelle sie grundsätzlich unterstützen, ob sich Massendaten integrieren oder ändern lassen, ob man zu Audit-Zwecken Datenänderungen aufzeichnen, Workflows ohne Entwicklerkenntnisse erstellen kann usw.
Spezialist oder Universalist?
Jedes Tool hat Stärken und Schwächen in allen Bereichen, es gibt Spezialisten ebenso wie Universalisten. Aufgabe eines Dienstleisters wie SIRIUS ist es daher, gemeinsam mit dem Kunden dessen Anforderungen an bestimmte Funktionen zu definieren, sie zu gewichten und auf dieser Basis eine Tool-Vorauswahl vorzunehmen.
Parallel dazu sollte man Aspekte aus den anderen drei Clustern unter die Lupe nehmen: Ist der Hersteller schon länger auf dem Markt? Wie ist seine Perspektive einzuschätzen, welchen Umsatzanteil hat MDM am Gesamtumsatz (d.h. Ist MDM das Kerngeschäft?), werden Supportleistungen angeboten? Für viele Unternehmen ist es entscheidend, ob die Lösung in der Cloud oder on-premises betrieben wird oder ob man verschiedenen Usern differenzierte Lese-/ Änderungsberechtigungen zuteilen kann. Dies wären herstellerbezogene bzw. nicht-funktionale Anforderungen, die losgelöst vom eigentlichen Thema MDM sind.
Fazit: Das Gesamtbild entscheidet
Schließlich ist die Frage zu beantworten, welche Lizenzmodelle es gibt (Abonnement oder Einmalkauf), ob nach Modulen, Funktionen, Datensätzen oder Transaktionen berechnet wird und wie viele Nutzer gleichzeitig mit dem Tool arbeiten können. Diesbezüglich unterscheiden sich die Lösungen am Markt zum Teil erheblich voneinander. Es ist also ein Big Picture, dass SIRIUS gemeinsam mit dem Kunden entwirft, damit dieser zu der am besten zu ihm passenden MDM-Lösung kommt.
Titelbild: © Worawut Prasuwan/Getty Images
